Zgodnie z wcześniejszym uzasadnieniem, a w szczególności uwzględniając interpretację wymagań Dyrektywy Seveso II, zawartą w dokumencie „Wytyczne w sprawie polityki zapobiegania awariom i systemu zarządzania bezpieczeństwem, zgodnie z wymogami Dyrektywy Rady 96/82/WE (Seveso II)” proponujemy hierarchiczny układ dokumentacji związanej z PZA i SZB. Punktem wyjścia do tworzenia i realizacji PZA i SZB jest polityka (wierzchołek trójkąta – zob. rysunek). Polityka powinna stanowić podstawę ustalania celów ogólnych oraz szczegółowych oraz deklarować metody realizacji tychże celów uwzględniając uwarunkowania techniczne i społeczne na obszarze działania ZZR lub ZDR.

Kolejnymi, schodząc w dół, poziomami tej hierarchicznej struktury PZA i SZB są planowanie PZA, wdrażanie i funkcjonowanie oraz działania sprawdzające. Wszystkie poziomy PZA są koordynowane, sprawdzane, inicjowane przez prowadzącego zakład. Nadzór nad wdrażaniem i realizacją PZA i SZB wykonuje prowadzący zakład. Narzędziem służącym do realizacji wymienionych działań przez prowadzącego zakład jest przegląd kierownictwa, dokonywany w określonych odstępach czasu przez prowadzącego zakład wraz z zespołem przez niego wyznaczonym.

Struktura PZA oraz SZB i waga poszczególnych jego elementów jest ustalana przez organizację w zależności od potrzeb i rangi, jakie chce im nadać prowadzący ZZR lub ZDR. Hierarchiczną strukturę dokumentacji PZA + SZB może tworzyć:

• księga systemu, jeśli w zakładzie istnieją inne systemy zarządzania, lub
• księga PZA i SZB, jeżeli zdecydowano, że każdy system posiada odrębną dokumentację,
• polityka może być samodzielnym dokumentem, jak również może stanowić część księgi systemu lub księgi PZA i SZB,
• procedury, opisujące ogólnie tworzenie, działanie, doskonalenie i sprawdzanie PZA i SZB (zapisy procedur mogą być umieszczone w księdze systemu),
• instrukcje, opisujące szczegółowo tryb postępowania,
• zarządzenia, nakazujące specjalny tryb postępowania lub działania przewidziany
  w procedurach lub instrukcjach,
• plany działania, zazwyczaj wynikające z zapisów w dokumentach wyższej rangi.

Ten hierarchiczny układ PZA+SZB można przedstawić graficznie w postaci trójkąta (rysunek).

Hierarchiczny schemat struktury PZA i SZB

Program zapobiegania awariom (PZA) jest dokumentem złożonym, składającym się z wielu elementów różnej wagi i znaczenia. Dobrze zbudowany program winien być spójny, przejrzysty, prosty w swej strukturze. Kompetentne i doświadczone zespoły budują taki program przez długi okres. PZA winien być budowany na zasadzie ciągłego doskonalenia.

W myśl zasady ciągłego doskonalenia, program jest stale przebudowywany i udoskonalany tak, aby ryzyko zaistnienia poważnej awarii przemysłowej było sprowadzone do minimum. To minimum jest ograniczone względami technicznymi jak również wielkością nakładów finansowych jakie zakład może ponieść. Z drugiej strony, zakład jest zmuszony stosować się do zasady, że poziom ryzyka, jaki może być tolerowany przez społeczeństwo powinien być tak niski, jak jest to technologicznie i ekonomicznie uzasadnione.

PZA jest więc programem ciągle żywym, ulegającym stałej poprawie i ciągłej przebudowie w poszukiwaniu efektywniejszych sposobów ograniczenia ryzyka zaistnienia poważnej awarii przemysłowej. Poszukiwania odbywają się na płaszczyznach ekonomicznych, technicznych i organizacyjnych. Można obrazowo powiedzieć, że jest to ciągle toczące się koło zawierające cztery następujące po sobie elementy: ocenę poziomu ryzyka awarii, plan działania, realizację planu, ocenę skuteczności podjętych działań.

Aby zbudować ten stosunkowo prosty model działania należy uwzględnić w nim szereg elementów i te elementy omówione są pokrótce poniżej.