Z ergonomicznego punktu widzenia, wszystkie prace biurowe, niezależnie od ich merytorycznych celów, można scharakteryzować jako prace umysłowe, wykonywane w pozycji siedzącej.

Pozycja ta daje dobrą stabilizację dla precyzyjnej pracy rąk, skutkuje niewielkim kosztem energetycznym wykonywanych czynności, gdyż nie angażuje dużych grup mięśni. W tym kontekście praca biurowa jest określana jako lekka. Jednak praca ta, zwłaszcza wykonywana w nieodpowiednich warunkach, może stać się źródłem wielu uciążliwości prowadzących do pogorszenia stanu zdrowia i ogólnej kondycji fizycznej lub psychicznej pracownika, a w konsekwencji również znacznego spadku wydajności pracy.

Podstawowe czynniki uciążliwe, mogące występować na stanowiskach pracy biurowej to:

• obciążenia mięśniowo-szkieletowe
  
  Pozycja siedząca utrzymywana długotrwale podczas pracy może stać się uciążliwa. Konsekwencją unieruchomienia jest niekorzystne obciążenie kręgosłupa (wzrost ciśnienia krążków), statyczne obciążenie mięśni tułowia i pleców, które sprzyja tworzeniu się nieprawidłowych krzywizn kręgosłupa. Zaburzenia krążenia w obrębie ud mogą wynikać ze zbyt wysokiego siedziska i nieprawidłowo ukształtowanej krawędzi płyty siedziska. Jak podaje wiele źródeł literaturowych, dolegliwości układu mięśniowo-szkieletowego u osób wykonujących prace w pozycji siedzącej obejmują ok. 35% tej populacji pracowników.
  Obciążenie statyczne może wynikać z utrzymywania jednej pozycji, bez możliwości jej zmiany na inną, przez 70% czasu pracy.
  Brak aktywności fizycznej powoduje spowolnienie procesów fizjologicznych. Wśród nich spowolnienie krążenia, spłycenie oddechu może być przyczyną niedotlenienia, przejawiającego się znużeniem, zmniejszeniem wydolności fizycznej i umysłowej.


• stres
  
  Praca rutynowa jest częśto monotonna, co powoduje znużenie, dużą ilość popełnianych błędów, brak zaangażowania w pracę. Z kolei intensywnej pracy umysłowej, wykonywanej często pod presją czasu i w warunkach napięć między pracownikami i pracodawcami towarzyszy stres, powodując zmęczenie, bóle głowy, frustracje, wypalenie.


• niewłaściwe oświetlenie
  
  
  Intensywna praca wzrokowa w nieodpowiednich warunkach oświetlenia może powodować lub pogłębiać zmęczenie.


• hałas
  
  
  Hałas w pomieszczeniach pracy biurowej emitowany przez kserokopiarki, telefony, faksy, najczęściej nie występuje w natężeniach, które powodowałoby uszkodzenia narządu słuchu, ma charakter przeszkadzający.


• szkodliwe substancje chemiczne


• nieodpowiednia wentylacja


• obciążenie termiczne