Wydanie: 1Data wydania: 2005-01-01



DSZ-01 Planowanie i przeprowadzanie auditów wewnętrznych

    Brak wersji archiwalnych.

I. CEL PROCESU
Celem procesu jest zapewnienie, że System Zarządzania BHP został skutecznie wdrożony i jest utrzymywany oraz spełnia określone wymagania.

II. PRZEDMIOT I ZAKRES STOSOWANIA PROCESU
Proces dotyczy zasad i sposobów postępowania w trakcie organizowania, przeprowadzania i nadzorowania wewnętrznych auditów systemu. Obowiązuje on we wszystkich komórkach i jednostkach organizacyjnych.

III. TERMINOLOGIA
Terminologia stosowana w niniejszej procedurze jest zgodna z terminologią określoną w normie ISO 9000:2000 "Systemy zarządzania jakością -Podstawy i słownictwo".
1. WEWNĘTRZNY AUDIT - systematyczny, niezależny i udokumentowany proces dla uzyskania dowodu oraz ocenienia jego obiektywizmu dla określenia stopnia w jakim kryteria auditu są spełnione, prowadzony wewnątrz organizacji jej własnymi siłami.
2. PROGRAM AUDITÓW WEWNĘTRZNYCH - zbiór auditów wewnętrznych jakie mają być przeprowadzone w planowanych ramach czasowych.
3. PLAN AUDITU WEWNĘTRZNEGO - dokument określający szczegółowy zakres auditu wewnętrznego, zespół auditorów i podział zadań między nimi, osoby odpowiedzialne za auditowane obszary oraz czas przeprowadzenia auditu.
4. AUDIT PLANOWANY - audit inicjowany i przeprowadzony na podstawie zatwierdzonego programu auditów.
5. AUDIT POZAPLANOWY -audit nie ujęty w programie auditów, inicjowany z różnych ważnych i wymagających szybkich decyzji powodów.
6. ZAKRES AUDITU - element lub elementy Systemu Zarządzania poddawane auditowi, wyrażone w postaci takich czynników jak: procesy, działania, jednostki/komórki organizacyjne.
7. KRYTERIA AUDITU - zbiór polityk, procedur lub wymagań, będących podstawą porównywania zbieranych dowodów z auditu.
8. AUDITOR - osoba, która posiada zdolności i kwalifikacje przeprowadzania auditu jakości oraz oceny wyników auditu.
9. ZESPÓŁ AUDITORÓW - auditorzy wyznaczeni do przeprowadzenia auditu, z których jeden wyznaczony jest jako auditor wiodący.
10. AUDITOR WIODĄCY - auditor wyznaczony do kierowania zespołem auditorów.
11. AUDITOWANY - organizacja ( grupa ludzi i urządzeń, z uporządkowaniem odpowiedzialności uprawnień i zależności), która jest auditowana.
12. WYMAGANIE - potrzeba lub oczekiwanie jakie jest wyrażone, zwyczajowo zakładane lub obowiązujące.
13. DOWODY Z AUDITU - zapisy, zweryfikowane stwierdzenia faktów lub innych informacji odnoszących się do auditu.
14. OBIEKTYWNY DOWÓD - dane wspierające występowanie lub prawdziwość czegoś.
15. STWIERDZENIA Z AUDITU - wyniki oceny zebranych dowodów z auditu będących podstawą dla kryteriów auditu.
16. WNIOSKI Z AUDITU - wynik auditu będący decyzją zespołu auditującego po rozważaniu stwierdzeń z auditu.
17. SPOSTRZEŻENIE - stwierdzenie faktu dokonane podczas auditu jakości i poparte obiektywnym dowodem.
18. NIEZGODNOŚĆ - niespełnienie wymagania.


IV. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I SPOSÓB POSTĘPOWANIA
 Funkcja  Stanowisko  Opis postępowania
Opracować program auditów wewnętrznych Pełnomocnik ds. SZ BHP Brak opisu
Zatwierdzić roczny program auditów Dyrektor Generalny (D) Brak opisu
Powołać zespół auditorów i zaplaniować audit Pełnomocnik ds. SZ BHP 1. Dla każdego auditu określić jego zakres i termin przeprowadzenia.

2. Planowanie przeprowadzić biorąc pod uwagę status oraz ważność procesów i obszarów, jakie mają być auditowane. Podczas planowania uwzględnić:

- wyniki przeprowadzonych auditów wewnętrznych i zewnętrznych, wyniki przeprowadzonych przeglądów systemu,

- analizę podejmowanych działań korygujących i zapobiegawczych,

- zmiany w dokumentacji systemu zarządzania.

3. Powołać Zespół auditorów z aktualnej listy auditorów wewnętrznych. Auditorzy muszą posiadać odpowiednie kwalifikacje (specjalistyczne szkolenie zakończone egzaminem). Listę auditorów wewnętrznych zatwierdzana jest przez Dyrektora Generalnego.

4.Doboru auditorów dokonać zgodnie z zasadami auditowania, tj. zachowując niezależność auditorów od auditowanych oraz zapewniając sprawny i skuteczny przebieg auditu.

5. W powołanym Zespole auditorów wskazać auditora wiodącego.

6. Nadać numer auditu.

7. Określić cel auditu.

8. Określić rodzaj auditu: planowy lub pozaplanowy.

9. Określić zakres auditu: jednostki/ komórki organizacyjne lub wykonawcze, oraz auditowane stanowiska.

10. Określić kryteria auditu oraz dokumenty odniesienia: Księgi, procesy, procedury i inne.

Czas realizacji: Zaplanować audity w taki sposób, aby spełniona była zasada minimum jednokrotnego auditowania jednej komórki w ciągu roku.
Powiadomić o auditach wewnętrznych osoby zainteresowane Pełnomocnik ds. SZ BHP 1. Informacja o audicie wewnętrznym przekazać Audytorom oraz Kierownikom komórek organizacyjnych.
2. Czas realizacji: nie później niż 3 dni przed datą auditu.
Przerowadzić spotkanie otwierające Auditor wiodący;

Auditor
Przedstawić osobom zebranym:

- zespół auditujący,

- cel i zakres auditu,

- program auditu,

- organizację auditu,

- termin spotkania zamykającego.

Czas realizcji: na bieżąco
Przeprowadzić audit wewnętrzny Zespół auditorów 1. Prowadzić audit zgodnie z zawiadomieniem.

2. Poddać ocenie stopień zgodności realizowanych procesów lub ich elementów z wymaganiami Systemu Zarządzania poprzez:

- obserwację działań i warunków pracy,

- prowadzenie rozmów z pracownikami,

- badanie dokumentacji, zapisów, itp.

3.Niezgodności lub spostrzeżenia poparte obiektywnymi dowodami zapisywać na bieżąco w Karcie.

4. Dokumentować niezgodności lub spostrzeżenie, dla każdej określając: wymaganie, niezgodność i dowód.

5. Kartę spostrzeżeń / niezgodności podpisują: Auditor wiodący i przedstawiciel auditowanego obszaru.



Uwaga:w sytuacji gdy auditowany odmawia podpisania Karty, cały zespół auditorów, analizuje jeszcze raz wspólnie wyniki auditu a na znak akceptacji przyjętego stanowiska - wszyscy audytorzy podpisują Kartę.
Czas realizacji: podczas auditu.
Przeprowadzić spotkanie zamykające Auditor wiodący;

Auditor
1. Podsumować przeprowadzenie auditu.

2. Przedstawić osobom zebranym:

- informacje o realizacji auditu,

- treść Kart.

Czas realizacji: na bieżąco
Sporządzić raport z auditu wewnętrznego Auditor wiodący 1. Sporządzić raport w formie elektronicznej z auditu wewnętrznego.

Czas realizacji: Standardowo w ciągu 7 dni od spotkania zamykającego. W szczególnych przypadkach Pełnomocnik może zmienić czas przekazania raportu do następnego dnia po odbyciu spotkania zamykającego.
Zweryfikować i zatwierdzić dokumenty związane z auditem wewnętrznym Pełnomocnik ds. SZ BHP Brak opisu

V. ZAPISY
Lp.Nazwa dokumentuUmiejscowienieForma przechowywaniaOkres przechowywaniaPostępowanie z dokumentem po okresie przechowywania
1DSZ-01-01 Program auditów Pełnomocnik ds. SZBHP oraz Auditorzy Papierowa lub elektroniczna Do czasu zrealizowaniaNiszczenie
2DSZ-01-02 Plan auditu Pełnomocnik ds. SZBHP, Auditorzy, Kierownicy komórek organizacyjnych Papierowa lub elektroniczna 1 rokNiszczenie lub usuwanie
3DSZ-01-03 Notatki z auditu Pełnomocnik ds. SZBHP, Auditorzy Papierowa 3 lataNiszczenie
4DSZ-01-04 Raport z auditu Pełnomocnik ds. SZBHP Papierowa 5 latArchiwizacja
5DSZ-02-01 Karta działań korygujących/ zapobiegawczych Komórka auditowana, Pełnomocnik ds. SZBHP Papieorwa 1 rok po zakończeniu realizacji działań korygujacych, zapobiegawczychKomórka - niszczenie, Pełnomocnik - archiwizacja

VI. ZAŁĄCZNIKI
  • Brak

VII. REJESTRY
  • Brak

VIII. DOKUMENTY ZWIĄZANE
  • DSZ-01-01 Program auditów
  • DSZ-03-02 Raport z przeglądu SZBHP
  • Lista auditorów wewnętrznych

IX. UCZESTNICY PROCESU
 Lp. Uczestnik
 1 Auditor
 2 Auditor wiodący
 3 Dyrektor Generalny (D)
 4 Pełnomocnik ds. SZ BHP
 5 Zespół auditorów

X. TABELA ZMIAN
 Lp. Treść zmiany Data
 1  
 



 Opracował Sprawdził Zatwierdził
 Tomasz Izydorczyk Małgorza Pęciłłó ---
 14-10-2004 26-11-2004