| Funkcja | Stanowisko | Opis postępowania |
| Zaproponować zmiany w dokumentacji SZBHP i przekazać informację |
Pracownik firmy |
1. Określić we wniosku potrzebę zmian w dokumentacji systemu zarządzania.
2. Potrzeba zmian we wniosku może być określona na podstawie analizy dokumentacji w formie papierowej lub elektronicznej w oprogramowaniu DGA Quality.
3. Wniosek przekazać w formie elektronicznej lub papierowej.
Czas realizacji: w zależności od potrzeb, w przypadku zmian dokumentacji wynikających ze zmian w wymaganiach prawnych - NIEZWŁOCZNIE. |
| Zadecydować o zaakceptowaniu zgłoszonej potrzeby zmian w dokumentacji SZBHP |
Właściciel procesu;
Pełnomocnik ds. SZ BHP |
Czas realizacji: 2 tygodnie
Uwaga: w zakresie zmian dot. procesów decyzję podejmuje Właściciel procedury, w pozostałych przypadkach Pełnomocnik. |
| Poinformować o odrzuceniu zgłoszonej potrzeby zmian w dokumentacji |
Pełnomocnik ds. SZ BHP;
Właściciel procesu |
Osoba, która odrzuca wniosek o zminę w dokumentacji informauje o tym wnioskującego oraz przesyła Wniosek ze stosowną adnotacją.
Czas realizacji: 2 tygodnie od odtrzymania wniosku. |
| Określić skład zespołu opracowującego zmianę w dokumentacji SZBHP |
Pełnomocnik ds. SZ BHP;
Właściciel procesu |
Skałd Zespołu może być jednosobowy w zależności od potrzeb.
Czas realizacji: 7 dni od otrzymania wniosku. |
| Przygotować projekt dokumentu SZBHP |
Zespół ds. opracowania dokumentacji SZ BHP |
1. Zapoznać się z propozycją zmian określonych we wniosku.
2. Przygotować projekt dokumentu systemu zarządzania zgodnie z wymaganiami dla dokumentacji.
Uwaga: Każda procedura musi zawierać następujące punkty:
- co należy wykonywać,
- kto to powinien wykonywać - odpowiedzialności,
- kiedy to powinien wykonywać,
- jakie zdarzenie inicjuję podjęcie działań.
Treść dokumentu powinna być przejrzysta i zrozumiała.
Pozostałe elementy związane z realizacją poszczególnych procesów powinny być napisane w formie instrukcji lub załącznika do procesu lub przywołane jako dokument związany z realizacją danego procesu.
Księga systemu musi zawierać: tytuł, numer wydania, datę wydania, charakterystykę systemu, MAPA PROCEDUR,
Dodatkowo może zawierać:
- Strukturę procesów (Drzewo funkcji),
- schemat organizacyjny jednostek organizacyjnych objętych systemem,
- listę oraz opis procesów, procedur objętych systemem,
Czas realizacji: 14 dni od daty powołania zespołu opracowującego zmianę w dokumentacji systemu zarządzania chyba, że Pełnomocnik zadecyduje inaczej. |
| Sprawdzić integralność dokumentacji SZBHP po zmianie dokumentacji |
Pełnomocnik ds. SZ BHP |
Należy sprawdzić integralność zmian podstawowymi unormowanymi i zasadami realizacji czynności w Firmie.
Czas realizacji: 2 tygodnie po zakończeniu prac Zespołu. |
| Zatwierdzić projekt dokumentu SZBHP |
Dyrektor Generalny (D) |
Brak opisu |
| Uaktualnić bazę danych z dokumentacją SZBHP |
Pełnomocnik ds. SZ BHP |
1. Wprowadzić zmianę w bazie danych DGA Process zgodnie z zatwierdzonymi zmianami.
2. Aktualizować bazę danych.
Czas realizacji: 2 dni do zatwierdzenia. |
| Przekazać nowy dokument SZBHP właściwym komórkom (zgodnie z zapisami w Rejestrze) |
Pełnomocnik ds. SZ BHP |
Brak opisu |
| Zaktualizować dokumentację posiadaną w komórce organizacyjnej |
Kierownik komórki organizacyjnej |
1. Usunąć nieaktualną dokumentację / dokument.
2. Wprowadzić nowy dokument.
Czas realizacji: niezwłocznie po aktualizacji.
|
| Poinformować pracowników o zmianach w dokumentacji |
Kierownik komórki organizacyjnej |
Brak opisu |
| Postępowć zgodnie z dokumentacją SZBHP |
Pracownik firmy |
Czas realizacji: na bieżąco |
